Privacyverklaring de Wervingsspecialist

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026

De Wervingsspecialist helpt organisaties en professionals met recruitment, search, sourcing, headhunting, werving en selectie, interim-bemiddeling en recruitmentadvies.

Daarbij gebruiken we persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, kandidaten, zelfstandige interim-professionals, aanbevelers, contactpersonen bij opdrachtgevers en andere zakelijke relaties.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
De Wervingsspecialist B.V. is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.
 

De Wervingsspecialist B.V.
Middenweg 85
1098 AG Amsterdam
E-mail: michael@dewervingsspecialist.nl
Telefoon: +31 6 24768758

De Referral Specialist is een handelsnaam van dezelfde B.V. Dat betekent niet dat we gegevens die je voor recruitment verstrekt automatisch gebruiken voor marketing of andere doeleinden van de Referral Specialist. Voor ander gebruik beoordelen we afzonderlijk of dit is toegestaan en informeren we je waar nodig.

Bij onze eigen search- en bemiddelingsactiviteiten bepalen we zelf waarvoor en hoe we persoonsgegevens gebruiken. Opdrachtgevers zijn doorgaans zelf verantwoordelijk voor hun selectieprocedure en personeelsadministratie.

Wanneer we uitsluitend namens een opdrachtgever persoonsgegevens verwerken, leggen we de benodigde afspraken met die opdrachtgever vast. De feitelijke werkzaamheden bepalen welke privacyrol iedere partij heeft.

2. Welke persoonsgegevens gebruiken we?
Welke gegevens we gebruiken, hangt af van het contact en de dienstverlening. Het kan gaan om:
 

• Je naam, contactgegevens en correspondentie.

• Je functie, organisatie en zakelijke contactgegevens.

• Je cv, werkervaring, opleiding, kwalificaties en professionele vaardigheden.

• Je belangstelling voor functies of opdrachten, beschikbaarheid, gewenste contractvorm en relevante arbeidsvoorwaarden of tarieven.

• Informatie uit gesprekken en de voortgang van een sollicitatie- of bemiddelingsprocedure.

• Relevante informatie over een aanbeveling.

• Gegevens die nodig zijn voor overeenkomsten, urenregistratie, facturatie en betalingen.

• Je toestemmingen, voorkeuren en afmeldingen.

• Technische gegevens over websitegebruik, voor zover deze worden verzameld.

 

We vragen en gebruiken niet meer gegevens dan nodig is.

Stuur bij een eerste aanmelding geen BSN, kopie van je identiteitsbewijs, medische informatie of andere gevoelige gegevens mee. Als zulke gegevens voor een latere stap wettelijk noodzakelijk zijn, bespreken we dat afzonderlijk.

3. Waar krijgen we gegevens vandaan?
We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je contact opneemt, solliciteert, kennismaakt, een publicatie aanvraagt of iemand aanbeveelt.

Daarnaast kunnen we relevante professionele gegevens ontvangen van opdrachtgevers, aanbevelers en andere zakelijke contacten. Voor gerichte search kunnen we openbare professionele bronnen raadplegen, zoals LinkedIn en bedrijfswebsites.

Dat informatie openbaar is, betekent niet dat we die onbeperkt mogen verzamelen of gebruiken. We beperken ons tot informatie die relevant is voor een concrete professionele benadering.

Ontvangen we je gegevens via iemand anders of uit een openbare bron? Dan informeren we je over het gebruik en de herkomst. Dat doen we uiterlijk bij ons eerste contact, vóór een eerste verstrekking aan een andere ontvanger of binnen één maand, afhankelijk van welk moment het eerst komt. Wettelijke uitzonderingen kunnen van toepassing zijn.

4. Waarom gebruiken we je gegevens?
 

Contact en zakelijke aanvragen
We gebruiken contactgegevens en correspondentie om vragen te beantwoorden, onze dienstverlening te bespreken en afspraken uit te voeren.

Bij een overeenkomst met jou kan de verwerking nodig zijn voor die overeenkomst of voor stappen die je ons vooraf vraagt te nemen. Bij contact met medewerkers van organisaties gebruiken we doorgaans ons gerechtvaardigde belang om zakelijke contacten te onderhouden en opdrachten uit te voeren.

Sollicitaties en bemiddeling
We gebruiken relevante professionele gegevens om je belangstelling te behandelen, mogelijke aansluiting te beoordelen, met je te communiceren en procedures te begeleiden.

Waar de verwerking noodzakelijk is voor een bemiddelingsafspraak met jou of voor stappen die je ons daarvoor vraagt te zetten, baseren we ons daarop. Voor overige noodzakelijke recruitmentactiviteiten kan ons gerechtvaardigde belang gelden: zorgvuldig professionals en passende functies of opdrachten bij elkaar brengen. Daarbij wegen we jouw privacybelangen mee.

Search en persoonlijke aanbevelingen
We kunnen beperkte professionele gegevens gebruiken om iemand gericht te benaderen over een relevante mogelijkheid. Ons gerechtvaardigde belang is het vinden en benaderen van geschikte professionals.

We beoordelen daarbij onder meer de bron, de relevantie, wat iemand redelijkerwijs mag verwachten en de gevolgen voor diens privacy. Wil je niet worden benaderd? Laat het ons weten.

Toekomstige mogelijkheden
Voor opname in onze talentpool vragen we afzonderlijke toestemming. Je hoeft die niet te geven om aan een concrete procedure deel te nemen. Je kunt de toestemming later intrekken.

Opdrachten en administratie
We gebruiken noodzakelijke gegevens om opdrachten, plaatsingen en interim-bemiddeling administratief af te handelen. Afhankelijk van de situatie geldt uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij een juiste zakelijke administratie.

Bewijs en geschillen
We kunnen beperkte gegevens bewaren om afspraken, introducties en rechtsvorderingen te onderbouwen. Ons gerechtvaardigde belang is het beschermen van onze rechtspositie. We bewaren hiervoor geen volledig kandidaatdossier als een beperkte registratie volstaat.

Publicaties en nieuwsbrieven
We gebruiken je contactgegevens om een aangevraagde publicatie toe te sturen. Voor een nieuwsbrief vragen we afzonderlijke toestemming. Een download of contactvraag schrijft je niet automatisch in. Afmelden kan via de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

Website en beveiliging
We gebruiken noodzakelijke technische gegevens voor de werking, beveiliging en het oplossen van problemen. Voor optionele technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die vooraf.

5. Aanmelden en je profiel delen
Aanmelden, akkoord gaan met voorwaarden en toestemming geven voor een specifiek gebruik van persoonsgegevens zijn verschillende handelingen.

Een aanmelding geeft geen onbeperkte toestemming voor marketing, screening, langdurige opslag of het delen van je cv.

Voordat we je herkenbaar voorstellen of je cv met een opdrachtgever delen, bespreken we welke organisatie en functie of opdracht het betreft en welke informatie we willen delen. We doen dit alleen na jouw voorafgaande akkoord.

Dat praktische akkoord staat naast de juridische rechtsgrond voor de verwerking. Waar AVG-toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk.

Ook een afspraak over een bemiddelingsfee of introductiebescherming geeft geen toestemming om je profiel zonder afstemming naar andere of gelieerde organisaties door te sturen.

6. Referenties en screening
Referentieonderzoek, diplomacontroles, assessments en andere achtergrondcontroles vinden alleen plaats als dit vooraf is afgesproken, relevant is en wettelijk is toegestaan.

We informeren je over controles die wij uitvoeren. We benaderen je huidige werkgever niet zonder voorafgaande afstemming en jouw akkoord.

Voor bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Een algemene toestemming bij aanmelding is hiervoor geen voldoende basis.

7. Met wie delen we gegevens?

Onze website en het contentmanagementsysteem draaien op Wix. Voor het beheer van onze domeinnaam gebruiken we Yourhosting. Voor klant- en kandidaatbeheer gebruiken we Group-Office. Deze leveranciers hebben verschillende rollen en krijgen alleen toegang tot gegevens voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening.

​

8. Worden gegevens buiten Europa verwerkt?
Wix en andere dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte: de EU-landen, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Voor zulke doorgiften is een geldige juridische regeling nodig. Dat kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, waar nodig met aanvullende maatregelen.

Een Nederlandse leverancier betekent niet automatisch dat alle gegevens in Nederland worden opgeslagen. Bij Group-Office hangt de hostinglocatie mede af van de gekozen dienstverlening of installatie.

Wil je informatie over een doorgifte of de toepasselijke waarborgen? Neem dan contact met ons op.

9. Hoelang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Soms geldt een wettelijke bewaarplicht. We hanteren de volgende termijnen.

Contact en kennismaking

• Contactvragen en vrijblijvende kennismaking zonder vervolg: maximaal zes maanden na afhandeling.

• Aanvragen van publicaties: maximaal drie maanden na verzending. Bij verder contact bewaren we alleen gegevens die voor dat afzonderlijke doel nodig zijn.

• Offertes zonder opdracht: maximaal één jaar na het laatste inhoudelijke contact.

Kandidaten en aanbevelingen

• Afgeronde sollicitatie- en selectieprocedures: maximaal vier weken na afronding, tenzij je afzonderlijk toestemming geeft voor opname in onze talentpool.

• Talentpool: twaalf maanden na je toestemming. We verlengen deze termijn alleen nadat je opnieuw toestemming hebt gegeven.

• Aanbevelingen zonder verdere bemiddeling: maximaal drie maanden na afhandeling.

• Gegevens uit gerichte search zonder reactie of vervolg: maximaal drie maanden na onze laatste gerichte benadering.

• Minimale bewijsgegevens van kandidaatintroducties: gedurende de introductietermijn van twaalf maanden.

 

Langer bewaren we deze alleen als een concrete claim of een geschil dat noodzakelijk maakt.
Een nieuw contactmoment verlengt een bewaartermijn niet automatisch.

Opdrachten, plaatsingen en administratie

• Zakelijke opdracht- en bemiddelingsdossiers: maximaal vijf jaar na afronding. We beperken deze dossiers tot gegevens die nodig zijn om afspraken en mogelijke claims te onderbouwen.

• Financiële administratie met een wettelijke bewaarplicht: in beginsel zeven jaar.

 

Van geplaatste professionals bewaren we noodzakelijke contract- en administratiegegevens volgens deze termijnen. Een plaatsing betekent niet dat we volledige cv’s, gespreksnotities of screeninggegevens onbeperkt bewaren.

Nieuwsbrieven, toestemming en afmeldingen

• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt of we de nieuwsbrief beëindigen.

• Bewijs van toestemming: maximaal vijf jaar na intrekking of het laatste gebruik van die toestemming. We bewaren alleen wat nodig is om de toestemming aan te tonen.

• Afmeldregistratie: zolang nodig is om je afmelding te respecteren, met zo weinig mogelijk gegevens.

 

Technische gegevens en cookies
Technische gegevens bewaren we zolang dat nodig is voor de werking en beveiliging van de website of voor onderzoek naar een concreet probleem.

De looptijden van cookies staan waar beschikbaar in de cookie-instellingen. De looptijd van een cookie is niet automatisch gelijk aan de bewaartermijn van gegevens op servers.

Na afloop van de termijn
We verwijderen de gegevens of maken ze zodanig anoniem dat ze niet meer naar jou te herleiden zijn.
Bij een geschil of wettelijke verplichting kunnen we noodzakelijke gegevens langer bewaren. Zodra die reden vervalt, verwijderen of anonimiseren we ook die gegevens.

10. Cookies en externe inhoud
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om informatie op je apparaat op te slaan of uit te lezen.

Noodzakelijke technieken ondersteunen de werking en beveiliging van de website en het onthouden van je cookiekeuze. Hiervoor vragen we geen toestemming.

Voor optionele technieken waarvoor toestemming nodig is, gebruiken we een cookiebanner van Usercentrics for Wix. Je kunt deze weigeren en de website blijven gebruiken. Via de privacyknop kun je je voorkeuren aanpassen of toestemming intrekken.

Bij ingesloten externe inhoud, zoals een Google Maps-kaart, kan de aanbieder gegevens ontvangen wanneer die inhoud wordt geladen. Toestemmingsplichtige technieken mogen pas na toestemming worden geactiveerd. Een gewone link naar een externe website opent die website pas wanneer je daarop klikt.

Nadere informatie over de opgenomen toepassingen vind je in de cookie-instellingen. Je kunt cookies ook via je browser verwijderen. Daardoor kan je opgeslagen voorkeur verloren gaan.

11. Digitale hulpmiddelen en beveiliging
We zijn verantwoordelijk voor passende bescherming van persoonsgegevens. We stemmen de beveiliging en toegang af op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

Bij eventueel gebruik van externe digitale of AI-hulpmiddelen blijven de privacyregels gelden. Vertrouwelijke of herleidbare gegevens mogen alleen worden gebruikt met een passende rechtsgrond, afspraken en waarborgen. Gegevens mogen niet zonder passende afspraken beschikbaar worden gesteld voor het trainen van externe AI-modellen.

We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor kandidaten hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

12. Welke rechten heb je?
Afhankelijk van de situatie kun je vragen om:

• Inzage in je persoonsgegevens.

• Correctie van onjuiste gegevens.

• Verwijdering van gegevens.

• Beperking van de verwerking.

• Overdracht van gegevens, wanneer dat recht van toepassing is.

• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

 

Je kunt toestemming altijd intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Bij bezwaar tegen direct marketing stoppen we met dat gebruik. Voor andere rechten kunnen wettelijke voorwaarden en uitzonderingen gelden.

Stuur je verzoek naar michael@dewervingsspecialist.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; daarover informeren we je binnen de eerste maand.

We vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs. Als identiteitscontrole nodig is, kiezen we een passende manier die zo weinig mogelijk extra gegevens vraagt.

Ben je niet tevreden over ons gebruik van je gegevens? Neem contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of regelgeving verandert. De actuele versie staat op deze pagina.

Een nieuwe versie geeft ons geen nieuwe toestemming. Als een wijziging aanvullende informatie of toestemming vereist, regelen we dat afzonderlijk.